Del registro al seguimiento
El proceso de pago, conectado de principio a fin
Cada etapa conserva su propósito y responsable. La información avanza con el documento para facilitar la revisión, la decisión y el seguimiento posterior.
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01
Radicar
Registrar facturas y cuentas de cobro, asociar el proveedor y adjuntar los documentos de soporte.
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02
Verificar
Confirmar proveedor y cuenta bancaria antes del pago, con separación entre quien registra y quien verifica.
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03
Decidir
Enviar a aprobación según centro de costo, monto, nivel y personas asignadas.
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04
Pagar
Preparar pagos individuales o por lote y adjuntar la evidencia correspondiente.
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05
Consultar
Revisar el estado, las decisiones, los comentarios, los soportes y el historial.
Si un documento se rechaza, se corrige y se reenvía conservando sus versiones y el motivo de la decisión. Si un pago se devuelve, Tesorería registra la causa y el expediente vuelve a mostrar el trabajo pendiente.
Funciones disponibles en la aplicación
Una plataforma para operar, controlar y dar seguimiento
Las capacidades se habilitan según el perfil y los permisos de cada usuario. Estos módulos cubren la operación diaria y la administración del flujo.
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Radicación y documentos
Cree un expediente único para cada cuenta de cobro o factura.
- Registro de proveedor, fechas, concepto, valor y centro de costo.
- Adjuntos PDF y, para factura electrónica, XML o ZIP; soporte PILA cuando aplica.
- Alertas de posibles duplicados, fraccionamiento y diferencias en PILA.
- Correcciones y reenvíos con versiones e historial conservados.
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Proveedores y datos bancarios
Mantenga la información del proveedor vinculada a los documentos y pagos.
- Búsqueda por identificación o nombre y registro centralizado.
- Verificación independiente antes del pago y confirmación de titularidad.
- Aviso de posibles cuentas repetidas y nuevas evidencias tras un cambio bancario.
- Cuenta enmascarada para la mayoría de perfiles; consulta completa autorizada y registrada.
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Reglas, centros de costo y aprobaciones
Organice las decisiones con reglas que indican quién revisa cada cuenta.
- Matriz por monto y centro de costo, con uno o dos niveles de aprobación.
- Aprobadores asignados, escalamiento y decisiones según la regla vigente.
- Tope individual de autoaprobación cuando el permiso y la regla lo permiten.
- La regla aplicada queda asociada al documento radicado.
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Revisión y continuidad del trabajo
Cada decisión tiene responsable, motivo y contexto del documento.
- Aprobar o rechazar con motivo; comentar para solicitar o aportar contexto.
- Bandejas por rol y nivel para revisar lo que requiere una decisión.
- Reasignación de aprobaciones cuando se cumplen las condiciones de acceso.
- Controles contra decisiones duplicadas o aprobaciones incompatibles entre niveles.
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Tesorería y pagos
Gestione los documentos aprobados y conserve el respaldo del pago.
- Bandeja de cuentas por pagar y preparación de pagos individuales o por lote.
- Validación de proveedor verificado y separación entre radicación y pago.
- Registro de fecha, banco, referencia y soporte del pago.
- Gestión de devoluciones con motivo, evidencia y avisos a las personas involucradas.
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Reportes y consulta
Revise el estado operativo sin reconstruirlo desde correos o archivos separados.
- Pendientes por aprobador, autoaprobaciones y pagos registrados.
- Filtros por periodo y, según el reporte, proveedor o centro de costo.
- Exportación a Excel de los resultados autorizados.
- Búsqueda del detalle, la línea de tiempo, las decisiones y los soportes del expediente.
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Usuarios, perfiles y administración
Asigne responsabilidades y acceso de acuerdo con la organización.
- Perfiles de Radicación, Aprobación, Líder, Gerencia, Representante legal, Tesorería y Administración.
- Gestión de usuarios, roles, permisos, activación y desactivación de acceso.
- Configuración de reglas de aprobación, topes y centros de costo.
- Alcance de datos por empresa y opciones de menú según permisos.
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Seguridad y trazabilidad
Controles de acceso y evidencia acompañan las tareas sensibles.
- Verificación en dos pasos y códigos OTP para operaciones que requieren confirmación.
- Bitácora de solo lectura con usuario, evento, módulo, documento y fecha.
- Archivos privados y consultas bancarias sujetas a autorización.
- Límites a intentos de ingreso y cierre por inactividad.
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Ayuda para el equipo
La orientación está disponible dentro de la aplicación.
- Manual de usuario con pasos, roles y solución a problemas frecuentes.
- Ayuda conversacional que busca respuestas únicamente en el manual.
- Recorridos guiados dentro de la app, adaptados a pantallas pequeñas.
- Notificaciones en la aplicación y avisos por correo para eventos relevantes.
Conectividad y evolución
Una API preparada para integraciones autorizadas
La API v1 permite consultar proveedores y documentos, revisar detalles y radicar documentos con credenciales de alcance limitado, controles de idempotencia, límites de uso y auditoría.
Las conexiones salientes a Siigo, CRM, bancos u otros terceros permanecen desactivadas. Su habilitación requiere autorización de la institución y definición de los destinos y datos permitidos.
Valor para la institución
Visibilidad para coordinar el proceso institucional
Un mismo expediente relaciona el documento, el proveedor, las decisiones, el pago y sus soportes. Así, cada área puede continuar el trabajo con información y responsabilidades visibles.
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Seguimiento en un solo lugar
Consulte el estado del documento y sus actividades sin reconstruir el recorrido entre archivos y conversaciones.
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Responsabilidades definidas
Los permisos y las etapas del flujo ayudan a que cada persona actúe dentro de su función.
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Decisiones con contexto
Las aprobaciones se vinculan al expediente y a la información necesaria para revisar la cuenta.
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Soportes disponibles
Los documentos y registros asociados respaldan la consulta administrativa y la trazabilidad.
Compromiso con resultados comprobables
La beta establecerá la línea base
No presentamos ahorros ni tiempos como resultados antes de medirlos. Durante la beta se recogerán indicadores del proceso para comparar su desempeño y orientar mejoras.
- Tiempo desde radicación hasta decisión Por medir en beta
- Tiempo de ciclo por etapa Por medir en beta
- Cuentas devueltas para corrección Por medir en beta
- Expedientes con soportes completos Por medir en beta
- Pagos registrados y devueltos Seguimiento operativo
- Pendientes por aprobador Seguimiento operativo
Los valores se publicarán cuando la beta produzca datos verificables y exista una línea base comparable.
Una herramienta interna para una gestión más visible
PagosMejora es de uso exclusivo del equipo administrativo autorizado. Los proveedores y el público no deben intentar iniciar sesión.